طارق_دهیمی_زاده _ تشریفات (پروتکل و آداب رسمی) بخش مهمی از فعالیت‌های روابط عمومی در نهادهای دولتی و عمومی به‌شمار می‌رود. در شهرداری‌ها، که به‌طور مستقیم با مقامات، شهروندان، میهمانان داخلی و خارجی، و سایر نهادها در تعامل هستند، رعایت اصول تشریفات نه‌تنها نشانه‌ای از نظم و احترام به جایگاه افراد است، بلکه نمایانگر شأن سازمانی و اعتبار شهرداری نیز محسوب می‌شود.
تعریف تشریفات اداری
تشریفات مجموعه‌ای از قواعد، آداب و رویه‌هایی است که در تعاملات رسمی، برگزاری مراسم، استقبال از میهمانان، نشست‌ها و دیدارهای بین‌سازمانی به‌کار گرفته می‌شود. این قواعد می‌توانند شامل نحوه دعوت، چیدمان افراد، ترتیب سخنرانی، ارائه هدایا، نحوه پوشش، پذیرایی، و پروتکل‌های خاص هر مناسبت باشند.
مهم‌ترین حوزه‌های تشریفاتی در شهرداری
۱_ برگزاری مراسم‌های رسمی
افتتاح پروژه‌ها، بهره‌برداری از طرح‌های عمرانی، جشنواره‌ها، مناسبت‌های ملی و مذهبی
طراحی برنامه دقیق، حضور مسئولان طبق ترتیب مقامات، تنظیم مجری و زمان‌بندی مراسم
۲_استقبال و بدرقه میهمانان ویژه
شخصیت‌های سیاسی، فرهنگی یا بین‌المللی
رعایت آداب میزبانی، تدارک اقلام نمادین شهری (هدایا، بروشورها، پرچم)، استفاده از مترجم در دیدارهای خارجی
۳_نشست‌های داخلی و بین‌نهادی
تنظیم صندلی‌ها بر اساس جایگاه افراد، توزیع دستور جلسه، تهیه پذیرایی رسمی
نظارت بر ظاهر محل جلسه و نحوه حضور کارکنان
۴_اعزام هیأت‌ها یا مشارکت در برنامه‌های ملی
تعیین نمایندگان رسمی، طراحی یونیفرم یا کارت شناسایی
آموزش آداب سخن گفتن، معرفی و تعامل در چارچوب سازمانی
وظایف واحد تشریفات در شهرداری
برنامه‌ریزی و هماهنگی تشریفات تمامی رویدادهای شهرداری،
آموزش آداب حضور رسمی به کارکنان مرتبط،
تدوین دستورالعمل تشریفاتی برای مراسم‌های مختلف،
همکاری با سایر بخش‌ها مانند روابط عمومی، حراست و دفتر شهردار
طراحی هدایای فرهنگی، اقلام تبلیغاتی و بسته‌های خوشامدگویی
نقش تشریفات در تقویت وجهه شهرداری
تشریفات مناسب باعث ایجاد تصویر حرفه‌ای و قابل‌اعتماد از شهرداری نزد شهروندان و میهمانان می‌شود. رعایت جزئیات در میزبانی، رفتار کارکنان و نحوه برگزاری مراسم‌ها، تأثیر مستقیم بر برداشت ذهنی مخاطبان دارد. تشریفات صحیح می‌تواند منجر به تقویت ارتباطات بین‌سازمانی، جلب مشارکت‌های مردمی و ارتقای برند شهری شود.
نتیجه‌گیری
تشریفات نه به‌عنوان یک تشریف زائد، بلکه به‌عنوان ابزار مهمی برای انتقال پیام‌های غیرکلامی، نشان‌دهنده نظم، احترام و شخصیت سازمانی شهرداری است. توجه به جزئیات تشریفاتی، موجب افزایش اعتماد عمومی و انسجام ارتباطات رسمی خواهد شد.
پیشنهاد می‌شود شهرداری‌ها با تدوین پروتکل‌های مشخص، آموزش نیروی انسانی و بهره‌گیری از الگوهای حرفه‌ای، سطح تشریفات خود را ارتقاء دهند
